V nejisté době po rozvolnění karanténních opatření kvůli pandemii koronaviru je spousta firem postavena před fakt zásadního poklesu poptávky. Pokud firma nemá zásoby hotovosti, dostává se okamžitě do tlaku cash flow. Ale i v případě čerpání z dostatečných zásob je ohrožena zisková marže. Krácení nákladů a tlak na zvýšení produktivity jsou jedinými možnými odpověďmi. I firmy, které byly zvyklé zaměstnancům přidělovat firemní auta, se nevyhnou diskusi o hledání úspor. Jaké jsou možnosti pro dostupnost auta v nejistých časech?
- Zavést systém na sledování pohybu vozidel a podrobně sledovat náklady
- Posílat pracovníky na cesty vlakem, ve kterém mohou místo řízení auta pracovat
- Zbavit se flotily a začít využívat carsharing pro firmy
- Zavést uzavřený firemní carsharing
- Uzavřít dlouhodobý kontrakt s autopůjčovnou a/nebo integrátorem taxi
Po období rychlého ekonomického růstu mohou firemní flotily ukrývat poklad ve formě prostoru pro zásadní snížení nákladů. Na situaci je ovšem třeba se podívat kreativně.
Firemní auto k dispozici i pro soukromé využití se stalo již dávno standardem, který se bere jako samozřejmost. Ovšem s využitím firemního vozu pro soukromé účely to není tak výhodné, jak by se mohlo zdát. Spousta firem to moc neřeší, ovšem správně by měli zaměstnancům, kterým služební auto poskytují i pro soukromé účely, každý měsíc na výplatnici vypočítat nepeněžní příjem ve výši 1% z hodnoty vozu, a odvést z této částky daň a pojistné. A to už služební auto prodražuje všem.
Firemní auta jsou nákladná
Náklady na provoz a servis vlastní flotily vozidel jsou nezanedbatelné. Vzhledem k dobré schopnosti držet cenu jsou firemní flotily často složené z vozidel výrobce Škoda Auto. Většinou se jedná o nové vozy, u kterých je nezbytné údržbu dělat v autorizovaných servisech. Ty si ovšem i za základní garanční prohlídku například modelu Octavia řeknou nemalé částky. A to nemluvíme o dalších nákladech na běžný servis škodovek i jiných značek - výměny pneumatik, výměny oleje, nové brzdové destičky a další.
V posledních letech neustále zdražuje také povinné ručení a havarijní pojištění. I když u firemní flotily si firmy sáhnou na lepší ceny, než jsou k dispozici na retailovém trhu, stále platí, že náklady na pojištění jsou velmi významnou položkou. Podrobněji je možné si o tom, jak počítat celkové náklady vlastnictví (anglicky Total Cost of Ownership, TCO) přečíst v tomto článku.
Infografika níže přináší orientační přehled skladby nákladů vlastnictví osobního automobilu. Největší část tvoří odpisy, neboli pokles hodnoty vozu. Tedy náklady, které nejsou na první pohled vidět. Na druhou stranu provozní náklady, které zahrnují i náklady na palivo, tvoří zhruba třetinu všech nákladů. Poslední třetina nákladů je tvořena pojištěním, různými administrativními poplatky (dálniční známka, parkování, registrace / STK, silniční daň aj.). Nezapomínejme také na náklady na pořízení vozu.
Jak velký je však prostor pro úspory z provozu firemních aut? Jaká řešení se nabízejí firmám v horších časech? V přehledu níže přinášíme pět tipů, jak náklady na dopravu vašich lidí snížit. Všechny uvedené tipy vedou též k větší produktivitě práce, a podpoří tak snahu firem zachovat si ziskovou marži i se sníženými příjmy.
1. Dvakrát měř, jednou jeď
Držte se tohoto hesla a začněte sledovat, co lidé s firemními auty dělají. Na trhu je celá řada řešení pro sledování pohybu vozidel z firemní flotily. Díky nim můžete i automatizovaně vyhodnocovat, zda vaši zaměstnanci používají firemní auta striktně pro služební účely, nebo také soukromě.
Můžete dokonce vyhodnocovat styl řízení (agresivní styl jízdy, překračování povolené rychlosti) nebo třeba stav palivové nádrže. Zvláště provozujete-li flotilu vozidel, která jsou hodně v terénu, zcela jistě přinese podrobnější sledování rychlou návratnost prostředků vložených na sledovací systém.
Nezapomínejte také na potřebu zdaňovat případné soukromé využití firemních aut. Je možné, že s tenčícími se veřejnými rozpočty přijde doba, kdy se finanční úřady začnou na poskytování služebních aut k soukromým účelům zaměřovat.
2. Cestujte vlakem
Druhé z doporučení může vypadat poměrně radikálně — zbavte se firemních aut a nechte lidi jezdit vlakem. Z vlaku se dá dnes relativně pohodlně pracovat a navíc můžete čas, který byste jinak strávili řízením, využít produktivně.
Pokud jsou typické cesty vašich lidí mezi většími městy, je pro firmu mnohem lepší, aby místo řízení měli čas k vyřízení mailů a dalších záležitostí. Ve svých doporučeních pro zvýšení produktivity zejména tvůrčí práce to zmiňuje i Daniel Gamrot.
Mezi krajskými městy se v dnešní době dá cestovat vlaky levně, pohodlně a flexibilně. Nezanedbatelnou přidanou hodnotou zvláště v dnešní době je možnost prezentovat se jako firma, která dbá na životní prostředí. Uhlíková stopa služebních cest uskutečněných automobilem může být totiž klidně i pětinásobná oproti uhlíkové stopě cest vykonaných vlakem.
Nezapomínejte, že před vypuknutím koronavirové pandemie bylo téma klimatických změn a opatření na zmírnění jejich důsledků tématem číslo jedna. Až pandemie odezní, téma se vrátí v podobě jednoznačného zaměření politiky EU pro příští rozpočtové období 2021-2027. Samozřejmě máme na mysli Zelenou dohodu pro Evropu.
3. Pro nárazové využití zvolte carsharing
V situaci akutní potřeby úspor se může ukázat, že část vaší firemní flotily je využívána jen nárazově. S velkou mírou zobecnění je možné říci, že pokud auto najezdí ročně méně než 10 tisíc kilometrů, nevyplatí se jej vlastnit. Orientačně si to můžete spočítat v tomto srovnání. Nárazovou potřebu aut můžete stejně snadno řešit různými službami - taxíkem, půjčovnou nebo carsharingem.
Pokud například potřebujete dvakrát do roka na firemní akci odvézt zásoby a materiál, určitě bude lepší vypůjčit si dodávku, než kupovat další auto. Nebo pro nového pracovníka v týmu nemusíte hned řešit služební vůz na operativní leasing, se závazkem na několik let. Dejte mu po nějakou dobu k dispozici carsharing, ověřte, že je to pro vás ten pravý, a pak až řešte službu s dlouholetým závazkem - pokud vůbec ke své práci služební vůz opravdu potřebuje.
Může se také občas stát, že potřeba aut ve firmě sezónně kolísá. Nedává v tom případě smysl auta kupovat. Carsharing vám tuto potřebu vykryje spolehlivě a s relativně nízkými náklady - ve srovnání s příliš velkou vlastní flotilou. Využití externích služeb vám ušetří spoustu kapacit vašich pracovníků, které by jinak věnovali řešení pojištění, servisu a dalším věcem spojeným s provozem vlastních aut. Vzhledem k business modelu služby jako mobility (MaaS - Mobility as a Service) také platí, že vyzkoušení takové možnosti vás nijak nezavazuje, a tedy nezvyšuje mandatorní náklady do budoucna. V Praze, Brně a dalších českých městech pak máte perfektní bonus — sdílená auta parkují v zónách placeného stání zdarma. Zásadně tak šetříte čas, protože mnohem snadněji najdete parkovací místo.
Carsharing má pro firmy řadu dalších výhod. V jeho koncových cenách je započítáno vše včetně například silniční daně, a vám tak do účetnictví stačí zadat jen fakturu za využití sdíleného vozidla. Navíc je možné kombinovat různé druhy vozidel pro různé cesty, stejně jako používat vozy ve stejném nebo ve více městech souběžně.
4. Zaveďte uzavřený firemní carsharing
Podle nedávné české studie průměrné firemní auto stráví v akci jen něco málo přes osm procent svého života. Vyčlenění služebních aut jednotlivým pracovníkům s možností soukromého využití se optikou optimalizace nákladů jeví jako poměrně problematické. Za prvé pokud tento zaměstnanec nemá opravdu každodenní produktivní využití pro služební auto, nemůže ho v mezidobí využít nikdo jiný z firmy. Kromě toho každý zaměstnanec není orientačně 5-6 týdnů v roce v práci (dovolené, nemoci), což je samo o sobě více než 10 % času, kdy firemní auta stojí a pro firmu představuje jen náklady.
Jak již bylo řečeno výše, ani pro zaměstnance není auto příjmovým benefitem, pokud tedy firma postupuje dle daňových zákonů. Pro optimalizaci čistých příjmů zaměstnanců existuje celá řada lepších nástrojů. Je tu ovšem možnost interního carsharingu, kterou zvažuje v poslední době mnoho firem jako alternativu ke klasické firemní flotile.
Zaměstnanci v takovém systému již nemají přiřazené vlastní služební auto, ale prostřednictvím moderního rezervačního rozhraní si berou auta z flotily vždy na konkrétní cestu. Po zbytek doby jsou vozidla k dispozici ostatním kolegům. Není ani potřeba vrátný, u kterého by byly uloženy klíčky od aut — moderní carsharingové systémy pracují zcela samoobslužně.
Klíčky jsou uloženy ve vozidlech, a přístup k nim má pouze člověk s platnou rezervací na daný čas a dané vozidlo. Dalším benefitem takového systému je perfektní přehled o cestách zaměstnanců a vytížení vozidel díky automatickému sběru dat o jízdách a možnostem následného reportingu.
5. Uzavřete dlouhodobý kontrakt s půjčovnou
Ačkoliv v USA padla za oběť koronavirové pandemie jedna z největších půjčoven aut na světě (Hertz), jsou půjčovny stále dobrou variantou pro střednědobé výpůjčky (dva a více měsíců). Carsharing vám vyřeší spíše krátké nárazové potřeby auta, operativní leasing je zase na roky.
Mezeru mezi tím nejsnáze vyplníte dlouhodobým kontraktem s vybranou půjčovnou. Půjčovny jsou navíc v pokoronavirové době pod tlakem a snižují ceny. Je však potřeba si vybrat renomovaného dodavatele, abyste se nestali obětí nekalých obchodních praktik — jako je například účtování skrytých poplatků za ujeté kilometry, nebo pokut za překročení rychlosti přímo od půjčovny podle GPS záznamů. Asociace autopůjčoven na svých stránkách uvádí další tipy na to, jak poznat dobrou autopůjčovnu, a co můžete nebo nemůžete při půjčování auta očekávat.
Výhodná může být i firemní smlouva s integrátorem taxi služeb, jako je například česká firma Liftago. Kromě snadné administrace firemních jízd s celou řadou poskytovatelů taxi, jedné souhrnné faktuře za služby, možnosti využívat taxíky jako kurýry nebo dovážkovou službu získáte i výhodnější ceny díky business modelu, kdy taxikáři na každou cestu de facto soutěží cenovou nabídkou.
Také některé carsharingy nabízí možnost vypůjčit si auto na delší dobu, třeba na měsíc, dva. Mohou mít zrovna ne zcela vytíženou flotilu, a stojí za to je poptat. Můžete se dostat na velmi slušnou cenu. Zkuste třeba www.nejlepsiautopujcovna.cz.
